Fuhrparkmanagement: das sind die Aufgaben
Firmenfahrzeuge müssen beschafft, finanziert, gepflegt und verwaltet werden. Damit der Fuhrpark möglichst effizient und nachhaltig genutzt wird, muss die Verwendung so effizient wie möglich geplant werden. Aber wer kümmert sich um diese Anliegen und trägt die Verantwortung?
Um den Fuhrpark zu verwalten, gibt es ein eigenes Fuhrparkmanagement, oder auch Flottenmanagement genannt. Die Aufgaben, mit denen sich ein*e Fuhrparkmanager*in befassen muss, sind vielfältig und komplex. Neben organisatorischem Talent und hohem Verantwortungsbewusstsein, sind auch ein hohes Maß an Know-how in den Bereichen Fahrzeugtechnik, Versicherungen, Verkehrssicherheit sowie rechtliche Themen (zum Beispiel Halterhaftung) gefragt. Zu den Aufgaben zählen unter anderem:
Car Policy
Je nach Unternehmen erfüllen Dienstfahrzeuge unterschiedliche Zwecke. Zum einen können Fahrzeuge zu rein beruflichen Zwecken genutzt werden. Zum anderen kann es aber auch der Mitarbeiter*innen-Motivation dienen, wenn die Fahrzeuge auch privat genutzt werden dürfen. Das Fuhrparkmanagement ist dafür verantwortlich, eine Car Policy zu erstellen, in der die strategischen Ausrichtungen definiert und festgehalten werden.
Folgende Punkte müssen abgedeckt werden
Kosten des Fuhrparks
Marken, Modelle & Ausstattung
Nutzungsdauer
Versicherung
Haftung bei Schäden oder Unfällen
Ausmaß der privaten Nutzung
Folgen bei Nichteinhaltung von vereinbarten Richtlinien
Beschaffung und Finanzierung der Fahrzeuge
Bei der Beschaffung von Fahrzeugen geht es im ersten Schritt darum herauszufinden, welchen Bedarf an Fahrzeugen das Unternehmen hat und wie die Nutzungsanforderungen sind.
Ist dies geklärt, müssen im nächsten Schritt Angebote eingeholt und das passendste ausgewählt werden. Bei der Fuhrparkfinanzierung gibt es dabei verschiedene Finanzierungsarten: neben dem Kauf stehen unterschiedliche Leasingmodelle zur Auswahl. Dazu zählen zum Beispiel Operating Leasing oder Restwertleasing.
Verwaltung der Fahrzeuge
Eine Hauptaufgabe des Fuhrparkmanagements ist die Verwaltung des Fuhrparks. Dazu zählt die Planung, wann welche Fahrzeuge zur Verfügung stehen und wer damit fahren darf. Das Fuhrparkmanagement hat dafür zu sorgen, dass die Fahrzeuge entsprechend versichert sind. Außerdem ist es für die rechtzeitige Organisation von Service- und Wartungsarbeiten der Fahrzeuge verantwortlich.
Beim Leasing gibt es einige Vorteile, welche die Verwaltung der Fahrzeuge erleichtern. Denn die Wartung der Fahrzeuge, die Versicherungen und das Schadensmanagement werden aus einer Hand angeboten.
Kontrollpflichten
Das Unternehmen oder auch das Fuhrparkmanagement haftet für den sicheren Einsatz der Fahrzeuge. Damit die Dienstfahrzeuge möglichst sicher genutzt werden können, sind regelmäßige Kontrollen unerlässlich. Dazu zählen zum Beispiel:
Regelmäßige Führerscheinkontrollen
Kontrolle der Verkehrstauglichkeit der Fahrzeuge (zusätzlich zur §57a-Begutachtung)
Maßnahmen der Unfallverhütungsvorschriften (UVV): fortlaufende Unterweisungen in Bezug auf richtiges Verhalten im Straßenverkehr und das Hinweisen auf Gefahrenquellen
Wichtig ist zudem das ständige Monitoring der Fuhrparkkosten. Diese setzen sich unter anderem aus Kosten der Finanzierung, Wartung und Erhaltung zusammen. Darüber hinaus gibt es noch eine ganze Reihe an Nebenkosten (Maut, Parkgebühren). Zusätzlich zu den zahlreichen Aufgaben des Tagesgeschäfts muss das Fuhrparkmanagement auch bei neuen Technologien am neuesten Stand sein. Gerade der Bereich Mobilität steht – Stichwort Elektromobilität– unter ständigem Wandel.
